Вот мы и снова вместе, дорогие друзья! Сегодня обратимся к особенностям организации труда руководителей. Далеко не всегда и не всем «снизу» виден объем задач, что ложатся на плечи наших «боссов», а главное, степень их ответственности.

Нередко ноша становится непосильной из-за прорех в планировании. Почему именно этот момент превращается в камень преткновения? Ищем ответы.

Цейтнот создаем себе сами?

Как часто мы сами загоняем себя «в угол» цейтнота! Проблемы копятся, как мусор в неухоженной комнате, нагромождаются, цепляются одна за другую. Особенно, если ты не просто исполнитель, а руководишь коллективом. То есть, помимо производственных задач приходится держать в голове массу организационных вопросов, решать кадровые проблемы, контролировать персонал и т.д.

Да, получается многовато. Приходится тащить часть работы домой или подолгу задерживаться в кабинете, не высыпаться, нервничать. А в итоге падает работоспособность, и потом дела идут еще медленнее. Накапливается утомление, оно перерастает в постоянный стресс. Итог предсказуем, и он безрадостен.

Но если внимательно проанализировать причины постоянного «неуспевания», то придется признать главное:

планирование рабочего времени руководителя отсутствует или организовано слабо.

Все остальное — следствие этого базового упущения.

Основы науки планирования

План — это базис успешности любого дела. Организованные люди, которые анализируют пройденный день и делают выводы, планируют грядущие задачи, успевают гораздо больше. «Изобретать колесо» не требуется. Основные принципы планирования хорошо известны и давно проверены на практике.

Кратко напомню их.

1. Рассчитывайте силы. Главный просчет тех, кто берется за лист бумаги, чтобы наметить ближайшие и дальние цели, это нереальность «назначаемых» объемов. Будьте реалистами, не взгромождайте на себя и других больше, чем физически и морально способны выполнить.
2. Чтобы выполнить первый пункт, анализируйте, считайте, сколько тратится времени на конкретные дела. Грамотные руководители проводят время от времени хронометраж рабочего дня специалистов, да и свой собственный распорядок «взвешивают в минутах». Очень помогает в дальнейшем мобилизоваться, отсеять лишнюю суету и четко рассчитать срок выполнения очередного задания.
3. Будьте постоянными. Планирование иногда, время от времени ничего не даст. Важна системность подхода. Каждый вечер анализируем пройденный день и планируем следующий. То же самое — с задачами на неделю, месяц, год.
4. Вычленяйте важность вопросов, требующих решения.
5. Все, что не успели, но остается актуальным, не забывайте переносить в следующий временной отрезок.
6. Не взваливайте все на себя. Делегируйте часть полномочий сотрудникам, секретарю. Но контролируйте, проверяйте качество и сроки исполнения.
7. Все учесть нельзя. Практика показывает, что максимально можно расписать заранее не более 60% рабочего дня. Остальные 40% приходятся на спонтанные и незапланированные решения, от которых никуда не деться.

Выстраиваем «рейтинг» приоритетности

В перечисленных правилах главным является умение выявлять приоритетные задачи и сосредотачивать максимум усилий на их выполнении. Иногда все остальное решается как-то само собой, но особенно на это уповать не стоит.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют применять градацию предстоящих дел на группы по их важности. Обозначить эти группы можно буквами: А, Б, В либо цифрами: 1, 2, 3. Кто-то использует цветовую гамму задач или музыкальные ноты — это уже дело вкуса, индивидуальных предпочтений. Но суть-то одна.

Первостепенные задачи, в нашем случае, группа А. Их обычно немного по количеству, порядка 15% всего списка поручений самому себе и коллективу. Но важность их условно можно обозначить цифрами 65-70%. Чаще всего, это не перепоручить другим, надо решать самому или совместно с самыми надежными помощниками.

Соответственно, к группе Б отнесем дела средней важности, к категории В — все остальные, с которыми вполне справятся подчиненные. Но контроль нужен и тут, хотя для обязательств по третьей группе в качестве «контролера» вполне подойдут опытные менеджеры, которые затем доложат о ситуации шефу.

О важности четкой работы с документами

Одна из серьезных опасностей — быть «погребенным» под кипой бумаг, с которыми постоянно приходится работать. Входящая, исходящая документация, планы, отчеты, согласования, инструкции, справки. Чтобы во всем этом не утонуть, не помешает иметь толкового секретаря. Чтобы сортировать приходящую корреспонденцию, регистрировать, а потом раскладывать в разные папки (лучше, чтобы и по цвету отличались в зависимости от тем). Это станет весомым оказанием помощи руководителю в планировании рабочего времени.

В исходящих бумагах должна быть четкость, аккуратность, лаконичность. Это залог авторитета руководителя и фирмы в целом. Надо иметь заготовки, образцы всех необходимых документов, строго следовать этим шаблонам. Настольный календарь, записная книжка, в том числе, электронная, также помогут в организации этой особой составляющей рабочего дня.

Совещание — это со-вещание

Планерки-пятиминутки, если это требуется, проводятся ежедневно. Пяти минут, может, и не хватит, но на полчаса такие «летучки» затягивать нерационально. Взбодрить сотрудников, задать настрой на день лучше кратко, но весомо и предельно информативно.

Что касается длительных производственных совещаний, то их проводят по мере необходимости. Коллег предупреждают заранее о времени встречи и о том, что потребуется от каждого. Это должно быть действительно со-вещание. То есть, не только босс вещает, но и слышит людей, их мнение, их предложения и отчеты. Обратная связь чрезвычайно нужна! Без нее эффективная работа невозможна, как и без групповой выработки решений. Коллективный разум — именно то, что может реально помочь сэкономить силы, оставить некое пространство для личного времени руководителя.

Долгие дебаты расхолаживают, максимум, нужно час-полтора. В протокол обязательно заносятся итоговые решения, важнейшие предложения и сроки их исполнения.

Приемы официальные и не очень

Встречи с клиентами, партнерами, проверяющими, прием высоких гостей тоже отнимают массу времени. Продумывайте аргументацию. Не отвлекайтесь на мелочи, хотя иногда полезно разбавить разговор уместной шуткой или проявлением личной симпатии. Умение слушать гораздо полезнее, чем ораторское мастерство!

Приходя на беседу, человек должен знать, какова будет продолжительность аудиенции. Оговаривайте это заранее. отступления возможны, ведь жизнь может внести свои коррективы. Но это не должно отменять правила.

Разговоры в неофициальной обстановке порой могут быть полезнее «строгих» приемов. Используйте и этот инструмент, но будьте начеку, не слишком расслабляйтесь. Различайте неофициальные визави с нужными людьми и дружеские вечеринки.

Ценить людей!

Имейте шпаргалки с датами юбилеев сотрудников и иных приятных для них дат. Простое проявление внимания часто дает гораздо больший эффект, чем разносы и оргвыводы. Общие праздники сближают, не скупитесь на такие мероприятия. Да и полноценный отдых, скажем, пикник на природе, добавит сил и поможет в дальнейшей общей битве за результат.

Социальная ответственность — не пустой звук. Там, где руководство заботится о ветеранах, поддерживает семьи, думает о полноценном отдыхе сотрудников, — и отдача от них выше. Соответственно, нагрузка на босса чуть меньше, а психологический комфорт в коллективе — один из мощных двигателей успешности бизнеса.

Статьи в тему:

Основные проблемы профессионально личностного роста

Методики диагностики личностного развития взрослых: инструмент для анализа и коррекции

Как стать повелителем времени?

Общие правила «игры» понятны. Но на деле каждый день встречаются мелкие препятствия, а то и серьезные неполадки. Что-то идет не так, и в каждом конкретном случае требуется грамотно разрулить ситуацию. Говорят, что рецептов на любой шаг не существует.

А может, они как раз есть?

Я могу ответить со 100%-ой уверенностью: «Да, есть!» и это курс Евгения Попова [urlspan]«Хозяин времени»[/urlspan].

Евгений — специалист по тайм-менеджменту, то есть человек, который знает все секреты успешного планирования. В деталях, что принципиально важно.

Он сам достиг немалых успехов на поприще интернет-бизнеса и готов поделиться своими открытиями с вами. Горький опыт лучше приобретать заочно!

Воспользуйтесь его рекомендациями, и вам не придется «набивать шишки» на ровном месте.

***

Вот и все на сегодня. Учитесь повелевать временем. Пусть оно работает на вас. Пусть у вас остается свободное пространство для семьи, саморазвития, отдыха, созерцания мира. И все это — параллельно с успешностью в делах.

Удачи всем и до скорых встреч на страницах Blog-bridge.ru!

А как вы планируете свое время? Какие инструменты используете? Давайте обсудим в комментариях!

Не забудьте поделится этим полезным материалом со своими друзьями и подписаться, если еще этого не сделали 🙂

С вами была Екатерина Калмыкова